一段上のGTD: Todoistで価値観やゴールを管理

02/03/2019

2019/02/03 CSSが適用されていなかったので修正しました。

GTDを運用する上での課題

有名な整理法であるGTDは、基本的にボトムアップのアプローチを採用していますが、同時に高い視点からタスクを見返す事が推奨されています。すなわち、「水平的な視点」と「垂直的な視点」を組み合わせることが重要だと述べられています。
高い視点からタスクを見返すことで重要なことに取り組みやすくなるということは、理論として非常に分かりやすい話です。
ただし、実際にタスク管理をするときには高い視点はしばしば失われ、期限が短い物を優先してしまうことを私たちは嫌というほど知っています。この課題はGTDの手法を取り入れた、Todoistのようなツールを使った場合にも避けられなません。今回はその対策として、Todoistで価値観とアイデンティティを管理することにしました。

以下の画面では、Todoistの有料版を使っています。無料版ではラベルが作成できなかったり、プロジェクト数に制限があるためこの手法は取り入れにくいと思います、ご了承ください。

Todoist
TodoistはGTDに対応したタスク管理アプリ

価値観をラベルとして登録

まず、価値観 (自分が大切だと考えていること) をラベルとして作成します。私の場合は、価値観として以下のようなラベルを設定しました。

  • ワクワク
  • 自分の時間
  • 生きた証を残す
  • 自立
  • 誠実
  • 上機嫌
  • 他人を受け容れる

アイデンティティーをプロジェクトとして登録

続いて、価値観に沿ったアイデンティティーをプロジェクトとして設定します。例えば、私の場合は以下のように設定しました。

  • 研究者
  • マネージャー
  • 健康で上機嫌な人
  • ライフハッカー
  • 知的生産者
  • 誠実な人

ここまで設定したら、いわゆる通常のプロジェクトをアイデンティティーの下に子プロジェクトとして配置していきます。

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タスク登録時に価値観のラベルを付ける

そしてタスクの登録時に価値観ラベルをそれぞれのタスクに割り当てるようにし、各プロジェクトに配置していきます。タスクを登録する際に、価値観のラベルが付けられなかったり、アイデンティティーの下に配置できないタスクは重要でない可能性が高いので要注意です。
ちなみに、私はどうしてもやらなければいけないタスクを「穀潰し」というプロジェクトへ、やらなくても問題ないと判断したタスクは「やらないことリストと」いうプロジェクトにこのようなタスクを移動することにしています。

このようにアイデンティティーや価値観をTodoistに設定することによって重要なことに優先して取り組めるという効果が期待できます。
さらに、タイムトラッキングアプリ 【Toggl】 のChrome拡張とTodoistを連携することによって、どの程度の時間をそれぞれのアイデンティティーにかけたかが可視化されるので、「重要なことに時間を使えているか」、「バランスが崩れていないか」を確認することができます。

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また、Toggl においてTodoistとのタグ連携をオンにしておけば、Togglでも価値観のタグをチェックできるようになり非常に便利です。

Toggl ButtonとTodoistの連携については公式サイトで説明されています。
Toggl ButtonをTodoistで使う方法

まとめ

  • 【課題】ボトムアップのアプローチだけでは、重要なことが後回しになる危険性がある。
  • 【解決方法】垂直的な視点を取り入れるために、Todoistで価値観やアイデンティティーを管理する。
  • 【+α】TogglとTodoistを連携させることで、重要なことに使っている時間を可視化し、バランスを確認できる。

最後に: 無料で使うならDreamscopeもおすすめ

このような使い方をしてみて、Todoistでプロジェクトやタスクの階層構造を簡単に作成できることのありがたさを改めて感じました。
ここで紹介した手法はTodoistの有料版でしかできませんが、【Dreamscope】というタスク管理アプリを使えばほぼ同様なことが無料で実現できます。