国際学会運営記1ーウェブサイトの公開まで

先日、私の所属する研究室が学会運営委員会の主体となって国際学会を運営しました。備忘録を兼ねてメモしておこうと思います。 まずは学会6ヶ月前にやること編です。

学会 1年~半年前のやること

大まかな日程を決める

第1回目の学会でない限りは例年同じ時期にやっていることが多いはずなので、それを参考にしながら日程を決定します。

旅行会社など学会運営をサポートしてくれる業者に依頼

最低でも決済システムは旅行会社などの業者に頼む必要があると思います。 業者とのやり取りが律速になることも多いので早めに連絡をしておきましょう。

概要を決める

学会会場

大まかな参加人数を推測して学会会場を検討します。今回は,、学校の施設が使えたので大きな苦労はありませんでした。

Invited Speaker

Invited Speakerの選出は重要です。正直ここで有名な先生が集まらないと学会の成功は厳しいです。過去の学会のプログラムなどをかき集めて、選出します。学会の成功のためには早めに打診のメールをしましょう。
またInvited Speakerの先生に、所属研究室のスタッフや学生の一般参加も推薦してもらうようにお願いします。

参加費

次に参加費を決めましょう。
Invited Speakerから参加費を徴収するかどうかもここで決めましょう。

日程の詳細

  • 何日間の学会をするか
  • 初日は何時から行うか
  • 前日受付は行うか
  • Banquetは何日目に行うか
  • 最終日はいつまで学会をするか

宿泊施設

Invited Speakerの宿泊施設は学会運営委員会で予約しておきましょう。旅費の援助の有無についてもここで決めます。一般参加の人の宿泊施設については旅行会社に一任してしまうのが一番楽だと思いますが、私は自分で近場のホテルに連絡して学会サイトへの掲載許可を頂き、紹介とリンクのページを作成しました。

スポンサーを募集する

概要が決まったらスポンサーを募集します、一口いくらと決めて、学会会場でのブース設置やウェブサイトおよび要旨集への広告の挿入をするのが一般的だと思います。取引のあるメーカーにお願いすると大体協力してくれます。

学会ウェブサイトの作成

学会のページがすでにある場合以外はウェブサイトを作成しなければいけません。私は自分で学校のサーバーに作成しましたが、かなり時間がかかってしまったので、さっさと業者に外注するのも 一つの選択です。

ウェブサイトに掲載するべき情報

  • 挨拶文
  • 日程
  • 学会の日程 (Abstract提出締め切り, Early Birdの参加申し込み締め切り, 参加申し込み締め切り,  支払い締め切り)
  • 学会実行委員会と問い合わせ先
  • 参加費
  • 会場と行き方
  • 発表に関する情報 (発表形式, 発表時間, 賞の有無, Abstractのテンプレート)
  • Invited Speaker (プロフィールおよび写真, 仮のタイトル)
  • その他 (ビザに関する情報、食事の対応 etc.)

以上、学会ウェブサイト公開までの準備をざっくりとまとめてみました。まずは、ここまでスムーズに進めば一安心。

研究

Posted by おち