プロジェクト管理からタスク実行までのフローとツール連携

私が導入している「プロジェクト管理→タスク管理→実行の流れ」を以下の図にまとめてみました。

プロジェクト管理

プロジェクト管理ツールはまだしっくりくるものが見つかっていないのですが、現状はDynalistというアウトライナーでプロジェクト管理をしています。より複雑なチームプロジェクトではMindMeisterでマインドマップを書いたりしますが、プロジェクト管理についてはまた後で多分書きます。

https://dynalist.io/invite/gArGHw

Dynalist

タスク管理

一般に言う、「タスク管理」アプリとしてはTodoistを愛用しています。

Todoistを選ぶ理由は、Google Calendarとの双方向同期ができるからです。これができるのとできないのとでは予定の作りやすさが全然違います。

連携方法

【インポート】プロジェクト管理ツールからTodoistへコピー&ペーストでタスクを移動させます。また、メールや思いついたタスクなどは直接Todoistに入力します。

【エクスポート】TodoistとGoogle Calendarは同期できるので、Todoistのタスクに実行する日時をすべて入力してGoogle Calendarに出力します。

https://ja.todoist.com/

Todoist

タスクの実行

タスクの実行フェーズでは、「たすくま」のみを使います。たすくまは大橋悦夫さんが開発したタスクシュートを実行するためのiPhoneアプリですが、私の使用方法はこんな感じです。

  • 前日の夜に明日の予定を作成。
  • 実行フェーズでは、たすくまだけを見て過ごす。
  • 何に時間を使ったかをありのまま記録する。

 

連携方法

  • Google Calenddarから今日の予定とTodoistのタスクをインポート
  • 実行ログをEvernoteとGoogle Calenddarへエクスポート
https://itunes.apple.com/jp/app/taskuma-taskchute-for-iphone/id896335635?mt=8

たすくま

まとめ

プロジェクト管理ツール → Todoist → Google Calenddar → たすくま」というトップダウン的な連携についてまとめてみました。基本的にはこれで上手くいっています。

しかし、実際には割り込みや休憩などがかなりあるので、それらは「たすくま」にそのまま入力しています。これらは、Todoistの「今日」だけで管理しようとすると上手くいきません。

Todoistをオープンリストにしてたすくまをクローズドリストにするという運用が一般的ですが、私の感覚としてはTodoistの「今日」が「クローズドリスト(やるべきこと)」でたすくまは「ライフログ(現実)」です。